Una Oficina de Gestión de Proyectos, también llamada PMO por las siglas de su nombre en inglés “Project Management Office”, está formada por un equipo de personas encargadas de dar soporte a los jefes de proyecto o project managers en el lanzamiento, implementación y finalización de la cartera de proyectos de la empresa.
La Alta Dirección establece una estrategia a medio y largo plazo que para materializarse, necesita de una serie de pasos o proyectos para ir alcanzándola.
Una PMO está vinculada con la Alta Dirección dentro de la organización de la empresa, pues analiza si los proyectos están alineados con los objetivos estratégicos. Dicha oficina debe contar con los recursos, permisos y herramientas para que sus responsables apoyen la toma de decisiones estratégicas.
La PMO se encarga de proporcionar ciertos procesos a la Alta Dirección:
- Escoger el mix adecuado de proyectos: herramienta de planificación estratégica
- Alinear las estrategias ejecutivas con los proyectos en curso y futuros
- Gestionar la cartera de proyectos correctamente
- Mejorar los resultados de los proyectos que estén alineados con los objetivos estratégicos
La estructura de las PMOs puede contar desde un mínimo de personas dedicadas solo a tiempo parcial hasta un equipo con dedicación completa que ofrece a directores de proyectos las políticas en las que enmarcar su trabajo, información del entorno y cultura en el que se va a desenvolver el proyecto, metodologías para la dirección de proyectos y sistemas de control.
El propósito principal de una Oficina de Gestión de Proyectos es centralizar y coordinar la gestión de proyectos de modo que se logren mejoras en la práctica y los resultados de dicha gestión.
En definitiva, se trata de conseguir mejoras cuantificables en los resultados de la cartera de proyectos que tenga la empresa. El valor de la PMO debe ser medible, así como sus beneficios, para que resulte sostenible.
Las funciones y responsabilidades de una PMO dependen de la estructura y diseño que le haya dado la Alta Dirección, así como del sector de actividad de la empresa. En cualquier caso, sí podemos hablar de cuatro funciones principales que comparten las PMOs:
- Asesoría y control de proyectos. Velar por las buenas prácticas en la gestión por proyectos
- Desarrollo y formación de los Project Managers. Los jefes de proyecto cuentan con la asistencia de dicha oficina para desarrollar su trabajo y mejorar sus capacidades, y lograr los objetivos del proyecto del que son responsables
- Soporte administrativo y de coordinación. Dar soporte a dirección (cuadros de mando de proyectos, etc.) en la toma de decisiones e incluso gestionar activamente el portafolio de proyectos
- Definir estándares y metodología
Como una PMO establece los protocolos de actuación dentro de una organización, esto afecta tanto a los procesos operacionales como a los procesos de gestión, lo que permite la mejora interna de forma importante y a nivel global.
Por ejemplo, el Project Management Institute publica anualmente el resultado de una encuesta a profesionales del sector a nivel global llamada Pulse of the Profession, en el que se dan a conocer los datos sobre el valor que aportan las PMOs en aquellas organizaciones en las que se ha implementado.
Es decir, la PMO contribuye a mejorar los procesos que ayudan a generar los entregables que resultan de la ejecución de un proyecto y también aquellos que afectan al funcionamiento de los proyectos en sí mismos.Se constata que gracias al trabajo del equipo de una Oficina de Gestión de Proyectos, se consigue mejorar el porcentaje de los proyectos que llegan a éxito y de los entregados bajo presupuesto y con cumplimiento de hitos.
Para proyectos grandes el trabajo de la PMO impacta claramente en todos los niveles de la organización, pues permite un ahorro por proyecto importante, y además redunda en una mayor satisfacción del cliente y mejoras de la productividad. En efecto, consigue llevar más proyectos a finalización sin incremento de recursos o completar los proyectos en menos tiempo.
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