Las grandes y medianas empresas suelen contar con un plan de continuidad del negocio o Business Continuity Plan (BCP). Es un plan de tipo práctico que concreta cómo salvar y reaunudar las funciones críticas de la empresa que se hayan interrumpido parcial o totalmente durante un periodo determinado por causas de fuerza mayor o un desastre.
El objetivo de estos planes es minimizar la probabilidad de que ocurra una amenaza. Y si estos incidentes ocurren, preparar a la empresa para mitigar su impacto sobre la operativa normal de la empresa. Los planes de continuidad ya realizados se están actualizando, teniendo en cuenta la pandemia del COVID-19 como uno de los escenarios posibles.
Contenido del plan de continuidad del negocio
1. Los procesos de negocio que se consideran críticos para cubrir la operativa y los recursos que necesitan, así como los procedimientos para reestablecer, implantar o mantener la operativa. Se prevé la creación de un comité que gestione:
- La situación de falta de normalidad. Por ejemplo, la situación por el COVID-19 requiere gestionar que los empleados puedan teletrabajar, tomar medidas de prevención, etc.
- Determinar los recursos que van a apoyar cada proceso crítico. El estándar internacional ISO 22301 (Sistemas de Gestión de Continuidad de Negocio) explica en el punto 7 que “la empresa debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, la implantación, el mantenimiento y la mejora continua del SGCN”. Esta norma aporta la herramienta del análisis de impacto en el negocio o BIA por sus siglas en inglés, muy útil para definir los recursos mínimos al alcance de la empresa, no solo tecnológicos. Con ella se analiza cómo afectará a la empresa a lo largo del tiempo la aparición de un incidente
2. Equipos responsables de su ejecución (comités, equipos de recuperación, etc.) y organizaciones públicas que deberían intervenir o ser informadas de la evolución de la recuperación
3. Recursos de información y cómo se va a realizar la comunicación a los empleados, a los equipos de recuperación nombrados y a todos los grupos de interés
Preparación, ejecución y mantenimiento del plan de continuidad del negocio
La elaboración del plan de continuidad requiere otras acciones preparativas para su correcta ejecución:
Analizar y evaluar riesgos
El análisis y la evaluación de riesgos, entre los que se encuentra el más acuciante ahora, que es la falta de liquidez. Sobre todo para las PYMEs más pequeñas y los autónomos, la falta de liquidez es una cuestión de supervivencia, aunque en estos momentos de incertidumbre todas las empresas concentran sus esfuerzos en la gestión eficiente de la caja y la liquidez.
Para las que no están sufriendo estas tensiones, el efectivo disponible o la financiación externa que obtienen, por ejemplo, mediante el acceso a las líneas de avales del ICO, se emplea en atender sus compromisos de pago o en realizar inversiones necesarias para recuperar, mantener o impulsar la actividad. Las empresas más solventes están reteniendo más cantidad de efectivo que en otras ocasiones, a modo de seguro ante el riesgo de que surjan nuevas necesidades que desestabilicen su actividad y su rendimiento empresarial.
El plan de continuidad se centra en mitigar riesgos que ponen en peligro la actividad empresarial y que pueden dificultar que ésta se mantenga a largo plazo. Es diferente del plan de emergencia desarrollado también por las empresas a raíz de la crisis sanitaria actual. Este se centra en las medidas de seguridad y los equipos de evacuación ante una emergencia que pueda afectar a la salud de los empleados.
Es imprescindible seleccionar la estrategia de recuperación del negocio que recoja contingencias y plantee medidas para resolverlas. Debe hacerse con el apoyo de un equipo con experiencia en elaborar planes de continuidad de negocio o en la ejecución de simulacros o de escenarios reales como el que nos ha sobrevenido.
Para desarrollar el plan propiamente dicho, es necesario plasmar las medidas en un diagrama de flujo de proceso, realizar pruebas y asegurar el mantenimiento del propio plan.
Si la compañía quiere dar un paso más e implantar un Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio SGCN, se deberían definir todos los medios para gestionarlo:
- Comités ejecutivos y operativos
- Formación y concienciación de los miembros implicados
- Mantenimiento de los planes ante los cambios en la organización
- Pruebas de continuidad
- Mejora continua
Las pruebas del plan proporcionan la información necesaria para conocer si la estrategia es válida y si los recursos seleccionados son efectivos.
Conclusión
Aunque elaborar un plan de continuidad del negocio es práctica de las grandes y medianas empresas, las pequeñas empresas y los autónomos también deberían desarrollarlo. Y es que, es precisamente estos últimos a quienes más les está afectando la crisis. Por ello, necesitan mitigar los riesgos, sobre todo la falta de liquidez a los que están sometidos y poner medios para volver a la normalidad de su actividad.
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