Las empresas están realizando esfuerzos para renovar su gestión con el fin de mitigar los efectos negativos de la crisis por el COVID-19 en los mercados. Los directivos han afrontado esta situación implementando medidas de ajuste para reducir sus costes operativos y laborales. También, ordenando o reduciendo su capacidad productiva, por la caída de la demanda o por la forzosa inactividad temporal.
La gran mayoría de las empresas han reducido sus ventas en estos meses, también han sufrido disminución de pedidos o de reservas en sectores como el del Alojamiento u Hostelería y Restauración. Otras empresas, como las industriales o de fabricación, han acusado dificultades logísticas y tensiones de suministros.
Esta situación está influyendo en el volumen y organización del trabajo que engloba tareas de back office. En este periodo, se ha reducido el volumen de facturas que pueden llegar a gestionar las empresas, tanto de emitidas como recibidas, y en algunas lo ha hecho de forma considerable.
Sin embargo, en estas circunstancias está siendo clave la gestión de documentación electrónica y está creciendo el intercambio electrónico de documentos y otros datos entre empresas, requeridos por las diversas operaciones llevadas a cabo a lo largo de la cadena de suministro.
Por otra parte, las empresas están revisando su plan de inversiones, de modo que se ajuste a su capacidad en las nuevas circunstancias y a las nuevas necesidades, por ejemplo, la inversión en tecnología que ayude a las empresas a hacer más eficientes algunos procesos. Las empresas pueden paliar con el uso de soluciones tecnológicas, los efectos negativos de la crisis en las operaciones que se llevan a cabo a lo largo de la cadena de suministro.
Por ejemplo, las soluciones de facturación electrónica permitirán a las empresas ser más ágiles en la gestión de las facturas y minimizar los errores administrativos. Además, tendrán mayor visibilidad del estado de los pedidos y de las facturas a lo largo de los procesos de cuentas a cobrar y de cuentas a pagar.
Con ello, las empresas pueden tener información más exacta y en tiempo real que facilite el análisis de la rentabilidad de la cartera de clientes. La contabilidad estará siempre cotejada con los pedidos concretos tanto de clientes como de proveedores, y con toda la información del proceso de aprovisionamiento y logístico relacionado con las facturas, etc.
Las soluciones de facturación electrónica también facilitan a las empresas tener información ágil y exacta del estado de los cobros/pagos de facturas, mejorando con ello las previsiones de cash flow.
En lo que respecta a la gestión del pago de facturas y en consecuencia, el cobro de las mismas por parte de los proveedores, en la situación actual se ponen en valor las soluciones SCF (Supply Chain Finance). Estas conectan a las empresas socias de la cadena de suministro a través de sus plataformas digitales, para proponer descuentos por pronto pago a los proveedores calculados de forma dinámica, según la fecha exacta del pago, y automatizando la gestión de los mismos.
Con la automatización de los procesos de facturación, las empresas mejoran el control financiero, ya que la automatización puede abarcar todo el proceso, desde los pedidos hasta el cobro y pago de facturas, llegando incluso a la comunicación directa con las cuentas bancarias y permitir un control inmediato de la liquidez, algo que se revela muy necesario en esta crisis.
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